DICAS PARA ORGANIZAR O NOSSO GMAIL - PARTE I


Esta semana vou falar-vos de uma tema que para mim é muito importante. O Gmail é a ferramenta que eu uso para gerir os meus emails de trabalho e, por isso, estou constantemente à procura de formas de melhorar a sua organização, nomeadamente as inboxes. Termos as caixas de email organizadas é meio caminho andando para um dia de trabalho tranquilo.

Se também utilizam o Gmail para gerir o vosso negócio sentem-se, porque este post é para vocês.

Abram o vosso Gmail e implementem algumas alterações. Vão ver que vai fazer toda a diferença, para um dia ainda mais produtivo.

Desde sempre que fui bastante organizada com o trabalho. Sempre tive uma agenda onde coloco todos os compromissos, seja ela digital ou em papel (já cheguei a ter as duas ao mesmo tempo, tipo agora...). Para mim é essencial definir o que tenho que fazer para o dia e, além disso, tenho essencialmente que apontar reuniões, etc. Caso contrário, iria esquecer-me... ninguém quer isso, certo? Não que não seja boa de memória (até sou) mas gosto de me sentir confortável e de não sentir que me vou esquecer de algo porque simplesmente não apontei. Há alturas em que é possível decorarmos tudo mas basta andarmos mais cansados ou com mais trabalho acumulado que isso muda.

Com os emails não foi exepção. Desde o início que procurei criar uma forma de organizar os emails dos clientes, os pedidos de orçamento para dar, etc. Por isso, a melhor forma que encontrei para esta organização foi criando categorias e labels, ou etiquetas. O Gmail permite-nos criar tantas etiquetas quantas quisermos e, melhor ainda, adicionar nomes e CORES!

Para mim era um pesadelo se me esquecesse de responder a emails ou se perdesse emails com coisas importantes. Como já vos disse, sou obcecada com organização e para ser produtiva preciso de ter tudo bastante bem organizado.

Para que possam ter acesso a como me organizei, deixo-vos algumas dicas que usei comigo:

01. Separem o vosso email por Categorias

Separar a minha caixa de email por categorias foi uma total mudança para mim. Não só me ajuda com os emails que tenho por responder, como também me relembra os emails que estão por receber resposta (com feedbacks sobre pedidos de orçamento, por exemplo). Quando envio um orçamento gosto de ter resposta, seja ela positiva ou não. Considero que é importante termos sempre feedback, seja ele qual for, e com esta etiqueta nunca me esqueço a quem enviei orçamento.

Vejam a imagem a baixo para perceber como fazer esta alteração nos vossos. Basicamente, eu separei a minha 'caixa de entrada' por três categorias:

- Important and Unread (todas as mensagens por ler e as que considero importantes);

- Waiting for feedback (os tais orçamentos que enviei e que espero resposta, por exemplo);

- Everything Else (tudo o resto dos meus emails)

De qualquer forma, vocês podem definir como seja melhor para vocês e não seguir o que fiz à risca.

O processo é super simples, ora vejam:

Primeiro, cliquem no ícone à direita e escolham "definições".

Quando a vossa página abrir, escolham a tab que diz "Labs" e seleccionem a opção que mostra na imagem em baixo.

Façam scroll para o fim da página e não se esqueçam de guardar esta alteração. Caso contrário, nada acontecerá.

Agora é altura de definirem as labels que querem associar à caixa de entrada. Podem criar novas, com os vossos títulos, ou utilizar as que o Gmail já tem.

Agora voltem ao painel de configuração mas, desta vez, seleccionem a opção "Inbox". É aqui que vão definir o que querem que apareça na vossa caixa de entrada. Quais as categorias, etc.

Devem seleccionar a opção de "Priority Inbox” na zona de "Inbox Type". Depois disso, basta adicionarem as categorias que querem que apareçam.

Novamente, não se esqueçam de guardar as alterações que fizeram. Só assim garantem que tudo apareça como querem.

Posto isto, está feito!

02. Criem 'Labels' (ou etiquetas)

Para além das categorias que criei e que vos falei acima, tenho também diversas etiquetas para organizar a minha caixa de emails.

Optei por criar etiquetas para diversas situações. Tenho uma etiqueta para cada um dos meus clientes (com diferentes cores associadas) e, assim, sempre que precise de ver os emails dessa pessoa só preciso de seleccionar a etiqueta respectiva. Vão aparecer todos juntos e por ordem do mais recente para o mais antigo.

Tenho também para fornecedores, para a Contabilidade, para Parcerias, para as Entrevistas, etc.

Adicionar etiquetas é uma forma fácil de ter várias caixas de correio, juntas. A única coisa que têm que fazer é irem à vossa página de "Definições", escolher a opção "Labels/Etiquetas" e criar novas.

Depois de as terem criado, podem facilmente associar um email à respectiva etiqueta. Todos os emails que estejam com essa etiqueta, vão estar reunidos na mesma pasta, do lado esquerdo da vossa inbox e serão de fácil acesso.

Fácil não é? Brevemente vou dar-vos mais dicas de como podem continuar a organizar a vossa caixa de email, de forma a que o vosso dia de trabalho seja tranquilo e, acima de tudo, produtivo!

Contem-me a vossa experiência e se tiverem sugestões novas não deixem de partilhar.

With love,

JL

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