DICAS PARA ORGANIZAR O NOSSO GMAIL - PARTE II


Na semana passada falei-vos sobre dicas para optimizarem o vosso Gmail aqui, facilitando o vosso dia e tornando-o, claro, mais produtivo. Os dias são curtos quando temos muito trabalho. Por isso, é fundamental termos as ferramentas de trabalho bem organizadas e de fácil gestão.

Prometi-vos uma segunda parte para o blog e hoje vou continuar a dar-vos dicas de como organizar a vossa caixa de email.

03. Respostas Automatizadas

Acreditem, isto poupa-nos horas de trabalho!

Por vezes a informação que damos a um cliente é a mesma que damos a outro. Há situações comuns, como um email de boas vindas, uma explicação de como todo o processo e planeamento se processa, formas de pagamento, etc.

Se temos sempre que escrever a mesma informação, vezes sem conta, porque não ter um email já formatado que tenha essas respostas preparadas? Isto pode poupar-nos bastante tempo.

No fundo são emails pre-escritos, guardados e que facilmente podemos seleccionar e usar quando escrevemos um email. Se tiverem estas respostas preparadas, a única coisa que irão precisar de fazer é de adaptar ao cliente em si, mudando espaços em branco, ou acrescentar umas frases para tornar o vosso email personalizado à pessoa em questão.

Querem então aprender como se faz?

Antes de mais, vão ao vosso painel de definições e, aqui, seleccionem o separador "Labels". Façam scroll down até encontrarem a opção de "Canned Responses", escolhendo a opção de activar. Depois, não se esqueçam de guardar as alterações que fizeram. Só assim garantem que fica bem feito.

Regressem à vossa caixa de entrada e comecem a escrever um email, que queiram guardar como uma resposta automatizada. Podem deixar espaços brancos, que irão ser personalizados depois, à medida de cada cliente.

Depois de escrever o texto, seleccionem os passos que represento na imagem acima e dêem um nome à vossa resposta automatizada.

É importante que estes nomes sejam fáceis, de forma a que também facilmente identifiquem os assuntos, claro.

Agora, sempre que quiserem usar a vossa resposta automatizada só têm que fazer os mesmos passos (carregar na seta > canned responses) e escolher a que vocês querem usar.

04. Boomerang

Oh meu querido Boomerang, vieste salvar os meus dias (ou as minhas noites!)

Uma das coisas que me fez voltar a usar o Gmail foi precisamente o poder agendar emails. Como utilizadora de Mac nunca conseguia encontrar boas aplicações para o fazer e isso era realmente um problema para mim.

Trabalho muitas vezes até tarde (bem mais do que as que devia) e, por vezes, preciso de responder a emails a tarde e a más horas. No entanto, mesmo que responda a um email às 23h da noite (por exemplo) não gosto que o cliente o receba a essa hora. Acho pouco profissional...

E é aqui que entra o meu querido Boomerang, que me permite fazer o agendamento dos emails para a hora que que quiser.

A verdade é que há muitos clientes que não respeitam horas de trabalho. Enviam-me mensagens às tantas da noite e isso, confesso, é bastante desagradável. O Boomerang não deixa de ser uma forma de "educar" esses clientes, mostrando-lhes que temos uma vida para além do trabalho e que respeitamos horários :)

Podem instalar a aplicação aqui, é bastante simples.

Agora, sempre que quiserem agendar um email, só têm que escolher o dia e a hora a que querem o querem fazer. Tão bom, right?

Espero ter-vos ajudado com mais estas dicas. Sinto, sinceramente, que mudaram imenso a minha produtividade e que vieram facilitar os meus dias em termos de organização. Espero que facilite os vossos também.

With love,

JL

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